Termeni și condiții de utilizare UP2ERP

1. Furnizorul

Serviciul UP2ERP este furnizat de UP 2 DATE SOFTWARE SRL, cu sediul în București, Sector 3, Bd. 1 Decembrie 1918 nr. 21, înregistrată la Registrul Comerțului sub nr. J2009004894404, CUI RO25438988 („Furnizorul”, „noi”).

Ne poți scrie la office@up2date.ro.

2. Serviciul și cui se adresează

UP2ERP este o aplicație software de tip ERP, oferită online, prin abonament (SaaS), la adresa up2erp.com. Include modulele ediției alese de client (General, HVAC sau Construcții) și integrările descrise pe site, cum ar fi e-Factura și e-Transport.

Serviciul se adresează exclusiv profesioniștilor: persoane juridice, persoane fizice autorizate și alte entități care îl folosesc în activitatea lor economică („Clientul”). Persoana care creează contul declară că are dreptul să reprezinte Clientul și să accepte acești termeni în numele lui.

Crearea contului înseamnă acceptarea acestor termeni. Ei formează, împreună cu planul ales, contractul dintre Client și Furnizor.

3. Contul și utilizatorii

Clientul este responsabil pentru datele de autentificare ale utilizatorilor săi, pentru rolurile și permisiunile acordate și pentru acțiunile făcute din contul companiei. Recomandăm activarea autentificării în doi pași pentru administratori.

Numărul de utilizatori este limitat de planul ales. Se numără membrii activi și invitațiile încă valabile.

Ne anunți imediat la office@up2date.ro dacă suspectezi un acces neautorizat.

4. Perioada de probă

O companie nouă primește o perioadă de probă gratuită, cu durata afișată pe site la momentul înregistrării. Pentru probă nu este nevoie de card.

La sfârșitul probei, dacă nu a fost ales un plan plătit, contul trece în regim doar pentru citire: datele rămân vizibile și pot fi exportate, dar nu se mai pot crea sau modifica documente.

5. Abonamente, prețuri și plată

Abonamentul se plătește pe companie, lunar sau anual, după planul și perioada alese. Prețurile în vigoare sunt cele afișate pe site și în pagina Abonament din aplicație. Prețurile nu includ TVA, care se adaugă conform legii.

Plata se face în avans, cu cardul, prin procesatorul de plăți Stripe. Furnizorul nu primește și nu stochează datele cardului. Factura se emite pentru fiecare perioadă plătită și este disponibilă în portalul de facturare.

Abonamentul se reînnoiește automat la sfârșitul fiecărei perioade, până la anulare. Anularea se face din portalul de facturare și produce efecte la sfârșitul perioadei deja plătite. Sumele plătite pentru o perioadă începută nu se rambursează.

La trecerea pe un plan superior, diferența de preț pentru perioada rămasă se calculează proporțional și se facturează imediat. Limitele noului plan se aplică după confirmarea plății.

Dacă o reînnoire nu poate fi încasată, contul funcționează normal încă 7 zile după sfârșitul perioadei plătite. După acest termen, contul trece în regim doar pentru citire până la plata facturii.

Putem modifica prețurile pentru perioadele viitoare, cu o notificare trimisă prin email cu cel puțin 30 de zile înainte. Prețul unei perioade deja plătite nu se schimbă, inclusiv pentru abonamentul anual.

6. Dezvoltarea la cerere în abonamentul anual

6.1. Ce primește Clientul

Pe durata unui abonament anual plătit și activ, Clientul poate cere dezvoltarea de module sau funcții noi în UP2ERP, fără cost suplimentar față de prețul abonamentului.

Intră aici, de exemplu: module noi, funcții noi în modulele existente, rapoarte, machete de documente, fluxuri de aprobare, importuri și exporturi de date și integrări cu sisteme care au o interfață de programare (API) documentată.

6.2. Ce nu este inclus

• migrarea sau introducerea datelor din alte sisteme, precum și curățarea lor;
• consultanța de proces, contabilă, fiscală sau juridică și instruirea peste materialele standard;
• licențele, abonamentele sau taxele percepute de terți, de exemplu pentru accesul la API-ul unui alt sistem; acestea rămân în sarcina Clientului;
• echipamente, instalări la sediul Clientului, găzduire separată sau aplicații independente, în afara UP2ERP;
• modificări care ar încălca legea sau regulile fiscale, ar reduce securitatea aplicației ori ar schimba funcționarea ei pentru ceilalți clienți.

6.3. Cum se face o cerere

1. Clientul trimite cererea în scris la office@up2date.ro, descriind ce are nevoie și de ce.
2. În cel mult 10 zile lucrătoare răspundem cu o analiză: ce vom construi, cum verificăm că funcționează (criteriile de acceptare) și termenul estimat de livrare.
3. Lucrul începe după ce Clientul confirmă analiza în scris. Cererile mari pot fi împărțite în etape livrate succesiv.
4. Funcția este livrată în contul Clientului. Timp de 30 de zile de la livrare, corectăm gratuit orice neconcordanță cu criteriile de acceptare; după aceea, funcția intră în asistența obișnuită a serviciului.

6.4. Capacitate și termene

Pentru fiecare Client lucrăm la o singură cerere odată; următoarea începe după livrarea celei curente. Cererile se tratează în ordinea confirmării. Termenele comunicate sunt estimări, pe care le actualizăm în scris dacă apar schimbări. Un termen depășit nu dă dreptul la despăgubiri sau la rambursarea abonamentului.

6.5. Refuzul unei cereri

Putem refuza o cerere care intră la punctul 6.2 sau care nu poate fi realizată în mod rezonabil în platformă. În acest caz explicăm în scris motivul și, când se poate, propunem o alternativă.

6.6. Cui aparțin dezvoltările

Dezvoltările fac parte din UP2ERP și aparțin Furnizorului. Ele pot fi puse ulterior la dispoziția și altor clienți. Datele Clientului și informațiile confidențiale despre afacerea lui nu se dezvăluie altor clienți. O funcție construită doar pentru nevoile unui Client poate rămâne activată numai pentru acesta.

6.7. Când se încheie abonamentul anual

Funcțiile livrate rămân disponibile cât timp Clientul are un abonament activ, lunar sau anual. Dreptul de a cere dezvoltări noi încetează odată cu abonamentul anual: dacă acesta nu se reînnoiește sau trece pe plata lunară, cererile nelivrate se opresc. Clientul le poate continua pe baza unei oferte separate.

Dreptul la dezvoltare la cerere nu are valoare bănească, nu se transferă altei companii și nu se cumulează de la un an la altul.

7. Datele clientului

Datele introduse în aplicație aparțin Clientului. Pentru datele cu caracter personal pe care le conțin, Clientul este operator, iar Furnizorul le prelucrează în numele lui, doar pentru furnizarea serviciului, conform Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR).

Datele fiecărei companii sunt separate de datele celorlalte companii. Folosim furnizori pentru infrastructură, trimiterea emailurilor și procesarea plăților, cu obligații de confidențialitate și securitate cel puțin la fel de stricte ca ale noastre.

Clientul poate exporta oricând datele companiei din setări, inclusiv atunci când contul este în regim doar pentru citire.

Nu accesăm datele Clientului decât atunci când este necesar pentru asistență cerută de acesta, pentru securitatea serviciului sau când ne obligă legea.

8. Obligațiile clientului

• să folosească serviciul legal și numai pentru activitatea proprie;
• să nu încerce să acceseze datele altor clienți, să ocolească limitele planului sau să afecteze funcționarea serviciului;
• să verifice corectitudinea datelor și a documentelor fiscale emise și transmise prin aplicație, inclusiv prin e-Factura și e-Transport;
• să păstreze datele de facturare actualizate.

9. Disponibilitate și asistență

Depunem toate eforturile rezonabile ca serviciul să fie disponibil permanent și facem copii de siguranță regulate. Pot exista întreruperi pentru mentenanță, pe care încercăm să le programăm în afara orelor de lucru, sau întreruperi cauzate de furnizori ori de sisteme externe, cum ar fi SPV-ul ANAF.

Asistența se oferă prin email, la office@up2date.ro, în zilele lucrătoare.

10. Proprietate intelectuală

Aplicația UP2ERP, codul, designul și documentația aparțin Furnizorului. Abonamentul oferă Clientului un drept neexclusiv și netransferabil de a folosi serviciul pe durata contractului. Clientul nu poate copia, revinde sau decompila aplicația.

11. Răspundere

Nu răspundem pentru pierderi indirecte, cum ar fi profitul nerealizat sau pierderea de oportunități, și nici pentru consecințele datelor introduse greșit de Client.

Răspunderea totală a Furnizorului față de un Client este limitată la suma plătită de acesta pentru serviciu în ultimele 12 luni. Limita nu se aplică în caz de intenție sau culpă gravă.

12. Încetarea contractului

Clientul poate înceta contractul oricând, prin anularea abonamentului; încetarea produce efecte la sfârșitul perioadei plătite.

Putem suspenda sau închide contul, după o notificare prin email, dacă Clientul încalcă grav acești termeni sau nu plătește abonamentul. În caz de risc de securitate putem suspenda accesul imediat, cu informarea ulterioară a Clientului.

Înainte de închiderea contului, Clientul își poate exporta datele. La cererea scrisă a Clientului, ștergem datele companiei, cu excepția celor pe care legea ne obligă să le păstrăm.

13. Modificarea termenilor

Putem actualiza acești termeni. Anunțăm modificările prin email administratorilor companiei cu cel puțin 30 de zile înainte de intrarea lor în vigoare. Dacă Clientul nu este de acord, poate anula abonamentul înainte de acea dată. Folosirea serviciului după data intrării în vigoare înseamnă acceptarea noii versiuni.

14. Legea aplicabilă și litigii

Contractul este guvernat de legea română. Încercăm mai întâi să rezolvăm orice neînțelegere pe cale amiabilă. Dacă nu reușim în 30 de zile, litigiul se soluționează de instanțele competente de la sediul Furnizorului.